第一条为了加强对学校各类档案的综合管理，有效地保护和利用档案，为教学、科研和学校党政管理等各项工作服务，为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》（即“6号令”）、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学院的实际，特制订本办法。
第二条广东药科大学档案是指建校以来，在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条学校档案工作是办好学院的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。学院应严格实行部门立卷制度，实行“三纳入”、“四同步”：即纳入学院计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第四条学校各种门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
第五条学校档案工作由分管学校党委办、校长办公室工作的校领导负责。学校设立综合档案室，属于教辅单位。业务上受广东省档案局和省教育厅监督、指导、检查。综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用学校各类档案的科学文化事业机构。
(一) 宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。
(二) 制订和组织实施学院档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。
(三) 负责规划、协调全院档案工作，并负责对学院各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。
(四) 负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管全院各类档案及有关资料。
(五) 严格执行国家《保密法》和学院保密制度，组织做好档案的密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。
(六) 开展档案的开放和利用工作，做好档案的借阅查阅工作；编制检索工具，编写档案参考资料。积极开发档案信息资源，为学校各项工作服务，为社会服务。
(七) 维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范和技术保护工作；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，提请学院予以处理；对保护档案有功者，提请学院给予表扬、奖励。
(八) 负责组织学院专兼职档案人员的业务学习与培训。
第七条学院各二级学院、部、处、所、馆、中心等部门必须确定1名负责人分工主管本单位的档案工作，并配备一定数量的兼职档案人员，负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。
(一) 配合学院综合档案室宣传、贯彻执行国家关于档案工作法令、政策和规定及学校的档案工作规章制度。
(二) 在本部门领导和综合档案室的指导下，实施学院档案工作计划、规划。
(三) 负责本部门、本专业产生形成的档案材料的收集积累、整理、立卷和归档等工作。
第九条学院档案工作人员列入学校事业编制。档案队伍采取配备专、兼职人员相结合。
第十条学院档案工作人员（含兼职档案员）应坚持四项基本原则，坚持改革开放，认真执行党和国家有关政策和学院有关规章制度，遵纪守法，保守党和国家秘密，刻苦钻研业务，熟悉学校历史和档案业务情况，爱岗敬业，忠于职守，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第十一条学院各级领导应为档案人员提高政治思想素质、业务工作水平和生活待遇创造条件，关心他们的工作、思想和生活。档案工作人员属档案专业技术人员，其职称和待遇，应按国家有关规定执行。
第十二条学院档案工作所需经费，应列入学校预算，单列专款或统筹安排。特殊情况时应有一定的政策倾斜。
各部门应在其经费中有计划地划拨一定数额作为购置档案装具、设备费用，用于保管待归档文件材料以及保存于本部门的文件档案资料。
第十三条学院遵循方便利用、安全保管、有利发展原则，负责提供符合档案管理要求的档案工作用房。
第十四条 学院要有计划地为综合档案室配置必要的设备，以适应档案管理现代化的要求。
第十五条建立健全档案材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档制度，确保应归档的文件材料完整、准确、系统。
第十六条学院各部门应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理（见本文第一章第四条），并纳入各部门管理人员的职责范围内。科研成果、基建工程、精密、稀缺、贵重设备开箱等项目进行鉴定、验收时，必须有综合档案室人员或由综合档案室委托有关部门兼职档案员（或指定人员）参加，对照归档材料进行审查验收，签署意见，没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果，不予评奖。
第十七条实行文件材料形成部门和课题组立卷制度。由各主管业务部门负责对本部门（含属下单位）在工作活动中形成的文件材料，按其自然形成规律，进行系统整理，一般由立卷人负责整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录（即移交文件目录），次年三月份向综合档案室移交。
第十八条档案室负责指导立卷工作和接收归档材料。接收档案必须履行手续，按照移交文件目录的有关内容填写一式二份，交接双方经核对无误，方可办理签收手续。
第十九条党政部门和能够按年度归档的部门在次年5月底以前归档；教学部门和能够按学年度归档的部门在学年次年寒假前归档；科研、基建、设备等项目档案以及专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
第二十条学院党政领导同志已阅批完毕的文件材料，由党办、校办负责整理立卷归档。
主要包括本院党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》执行。
按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》执行。
按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
主要包括学院自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。
主要包括学院自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
主要包括学院有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。
按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》执行。
以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
第二十二条归档的文件材料应纸质优良，规格标准，书写工整，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写或电脑打印，照片、录像带、录音带等特殊载体档案，应具备图像、声像清晰，符合有关规范标准的要求。
第二十三条凡由学院各部门与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件交主办单位保存。
第二十四条个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按统一的移交时间移交给本单位兼职档案员并由其转交给学校综合档案室，集中管理，任何个人不得据为已有或者拒绝归档。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理。
第二十五条学院综合档案室要注意向境内外征集与学校有关的有保存价值的各种档案、资料。
第二十六条对院内调动的人员，原所在部门有责任督促其必须办理文件移交手续后方可离开原岗位。对调出以及离、退休人员，在办理调离手续前，必须清还档案。长期出国人员在出国前应及时向综合档案室清退档案材料。
第二十七条学院各类档案都是学校的重要财富，由学院综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案占为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第二十八条综合档案室应不断研究和改进档案的保护条件，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，学院要为档案保护提供必要条件。
第二十九条综合档案室库房应有严格的管理制度，要有防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防暴晒等设施；要有安全保密制度，定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向学校主管领导报告，及时处理，消除安全隐患。
(一) 档案鉴定工作在主管书记领导下，由学院办公室和综合档案室以及有关的职能部门分管档案工作的负责人组成鉴定小组。负责对保密期限和保管期限已满或已到达开放期限的档案进行鉴定，作出处理决定。
(二) 需要销毁的档案，必须编制清册，报主管档案工作的学校领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。
第三十一条学院各类档案按其价值确定保管期限为永久，长期和短期三种。
(一) 永久：凡反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院和社会需要长远利用的档案，列为永久保管。它主要包括两部分，一是学院制成的重要文件材料；一是上级领导部门针对学院所发的重要文件材料。
(二) 长期：凡在相当长的时间内，学院需要查考利用的档案，列为长期保管。它包括学院形成的和上级领导部门及有关部门所发的与学院工作有关的比较重要的文件材料。保管期限为十六至五十年左右。
(三) 短期：凡在短期内学院需要查考利用的档案，列为短期保管，其保管期限为十五年（含十五年）以下。
(一) 综合档案室应在每年终对档案的收入、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。
(二) 依照有关规定和要求，向广东省档案局报送学院档案工作基本情况统计报表。
第三十三条积极开展档案的利用和编研工作，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
(一) 学院教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者，凭本人工作证；校外单位或个人，须持有单位介绍信、身份证等合法证件，在说明利用档案的目的和范围后，则可查阅利用属于开放范围的档案。学院校友要求利用其学籍档案的，持本人毕业证或原就读的校系出具证明，则可查阅。
(二) 港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍。
(三) 外国机关和个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。
第三十六条对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案，须经学院办公室负责人同意；涉及未公开的技术问题，须经科研主管部门负责人同意，必要时报请学校领导审批。
第三十七条对于重要的、珍贵的档案资料，一般不得提供原件使用，如特殊需要，须经有关领导批准。
第三十八条学院综合档案室应建立检查、考核和评估制度。明确岗位职责，对优秀的专、兼职档案人员在档案工作中有突出成绩者，提请学院给予表扬和奖励。
第三十九条对于违反《档案法》的行为，由学院根据《档案法实施办法》的规定予以处罚。并报广东省档案局和省教育厅备案。
第四十条本办法自发布之日起执行。在本办法公布前学院各种档案工作规定、办法、与本办法有矛盾的，以此办法为准。
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