为规范学校会议室的管理，提高使用效率，更好地为教学、科研服务，保证学校正常的对外交流及各类会议的召开，保证会议室设备和设施的完好，特作如下规定：

一、会议室范围

第一会议室（行政楼南楼5楼）；

第二会议室（行政楼南楼608）；

第三会议室（图书馆1楼红棉厅）；

第四会议室（行政楼北楼6楼）；

第一接待室（行政楼南楼5楼）；

第二接待室（行政楼北楼6楼）；

第三接待室（图书馆1楼）；

会议中心（图书馆1楼）。

二、使用范围

1、会议室主要用于学校党政领导召开的会议。

2、接待室主要用于接待外宾和重要会议来宾。

3、会议中心主要用于学校层面的或学校领导主持召开的各类大型会议、报告及高层次的学术报告和演出。

4、党政办所管会议室及会议中心原则上不对学生社团的会议开放。

三、使用规定

1、除学校每周会议安排表安排的会议外，凡使用会议室的会议承办单位，须在会议前两个工作日使用OA系统预约申请，经过审批后生成会议。党政办公室按照“二级学院、部、处级会议服从学校级会议，先定先使用”的原则统一安排。除特殊情况外，临时要求使用或调整会议室，党政办可酌情安排。

2、会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及所有会务工作由主办单位负责。

3、会议主办部门应提前到达会场，做好会场布置及准备工作。

4、会议所需使用的笔记本电脑等设备由会议主办单位准备。

5、会议结束后，使用单位应及时关闭门窗、水电等，若出现安全问题及其他隐患，学校将追究使用单位的责任。

6、凡使用会议室的主办单位负责人即为开会期间的防火负责人。

7、使用单位要爱护会议室的物品及设施，未经同意不得私自搬（带）出，造成损坏及丢失的由使用单位赔偿。

8、会议结束后，使用单位应及时把会议室内原相关桌椅、茶具物件等归位，把各自会议材料带走。

9、自觉维护会议室的环境卫生，不随地吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱画。在会议室悬挂、张贴物品，不得破坏、损毁原有装修。不得在会场就餐。

四、管理要求

1、会议室的管理、使用登记和审批由校办统筹负责。

2、党政办按周表会议安排通知物业管理公司，做好有关准备工作，保证会议准时召开。

3、党政办负责协调做好会议室的日常安全、报修，定期进行清洁卫生工作。

4、会议室、接待室为会议和接待来宾备有饮用开水和茶叶，如承办单位有特殊需要，则自行准备。

5、校内单位对外承担的各类会议、学术报告、组织的短期培训需用会议室的，在不与学校会议冲突的前提下，可以有偿使用。具体收费办法和标准另行规定。

6、对于未按规定要求自行通知人员使用会议室，引发相关冲突的单位，党政办有权提出批评。

此规定自发文之日开始执行。