第一条为加强机要文件交换、交通的管理，保证国家秘密的安全，根据国家《保密法》以及学校有关保密工作规定，制定本办法。

第二条本办法所指机要交换指通过学校机要交换员传递交换的工作文件与资料，包括已定密的机要文件、学院内部资料及一般的工作信函等。

第三条机要交换范围限于广东省委、省政府，广州市委、市政府，广州军区等的各厅、局级以上机关、企事业单位及经批准参加广州地区交换的单位的机要文件和有关资料传递交换。

第四条广州市外的工作信函、资料需要通过机要交换员办理的，应当在信封右上角注明。

第五条按照有关法律、法规应当定密的信函，主办单位、部门应当准确定密级：“秘密”或“机密”，根据急缓程度标明“急”或“特急”，并在信函封右上角注明。

第六条下列文件、物品不得通过机要交换

㈠ 绝密文件，密码电报；

㈡ 在限定时间内无法送达的机要文件；

㈢ 不参加交换单位的文件；

㈣ 私人信件或邮件；

㈤ 钱币及有价证券；

㈥ 其他按规定不准进行交换的物品。

第七条学校配备专用机要交通车辆、专职机要交换员。专职机要交换员具体负责全校机要交换工作。

第八条机要交换员应熟悉保密知识，具有强烈的责任心，热爱本职工作的在编正式中共党员或团员。

第九条在正常工作期间，学校每天交换一次，有紧急情况，特件特送，假期机要交换时间按假期工作通知执行。

第十条机要交换员负责校内大学城、赤岗校园、宝岗校园机要文件的发放，交换。

第十一条机要交换员在工作期间，要恪守以下职责：

(一) 保持高度警惕，工作细心周到；

(二)不得从事与机要工作无关的事情；

(三) 保证通讯畅通；

(四) 发生突发事件，应及时报案，并同时报告学校。

第十二条机要交换员处理交换信件的程序：

(一) 校内信件接收文后，应当检查信件有无破损，如有破损应视情况轻重，向来信单位说明，并注明情况；

(二) 接收信件时，应将信件按不同属类分别登记在收文本上，对日期、份号、密级、份数、来文单位、文件级别、紧急程度逐一进行登记、核对。

(三) 要对校内交换出去的已定密的和重要的信函进行编号，编号按当年流水号编制；

(四) 接收外来信件时，应当清点信件份数，核对编号，确认无错漏，方可签收，如发现有问题，应及时向交换站查询。

(五)分发机要文件时，对已定密、已编号、急件等须由接收单位签收。

第十三条校内各单位、部门需要通过广州地区公文交换站或寄往广州市外的各种档案、密件及其他内部资料，由党政办机要交换员负责交换或邮寄。

禁止任何部门和个人将涉密文件通过邮寄的方式传递。非工作信函不得通过机要交换方式传递。